Comment gérer efficacement ses données avec Excel ?

Le logiciel de calcul Excel est un outil très indispensable pour faire des statistiques, analyser des résultats, faire des représentations graphiques, gérer les stocks. En gros, avec ce logiciel, vous avez l’outil adéquat pour gérer vos données. Découvrez ici comment l’utiliser efficacement !

Où trouver de la documentation sur Excel ?

Si vous n’avez jamais utilisé un logiciel de calcul ou si vous débutez sur Excel, alors vous pouvez trouver beaucoup de ressources en ligne, comme ce petit blog sur Excel. Vous pourrez aussi bien regarder la documentation du logiciel en ligne ou consulter la version en local disponible sur votre ordinateur.

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Comment gère-t-on ses données avec Excel ?

Il faut en premier lieu savoir que le logiciel Excel a été conçu à la base pour stocker les données et non pour les gérer. Mais, ce logiciel est doté d’un nombre important de fonctions toutes aussi utiles les unes que les autres. Il ne serait donc que profitable de bien les exploiter. Voici quelques règles pour faciliter la gestion de vos données avec Excel :

Privilégiez toujours la clarté dans vos tableurs

Ce n’est pas de la place qui manque avec Excel. Vous avez la possibilité de créer un nombre non négligeable de tableurs. Alors, pour chacune des catégories de données que vous avez, créez un tableur dédié. Vous pourrez également nommer ces tableurs afin de vous y retrouver plus facilement. Par exemple, si vous avez un restaurant, vous pouvez créer un tableur nommé « Ventes » pour vos ventes et un autre pour vos dépenses.

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Les tableaux, ça rend la vie plus facile

Depuis la version 2007 du logiciel Excel, vous avez la possibilité d’utiliser les tableaux. Alors, ne vous en privez pas, car ils ne feront que vous faciliter la tâche. De plus, nommez les différentes lignes et colonnes de ces tableaux. Cela vous évitera des confusions plus tard.

Soyez cohérents avec les formats de données

L’une des erreurs, ou plutôt l’un des cauchemars les plus fréquents quand on débute avec Excel, c’est le format des données. Vous voulez effectuer des opérations sur des chiffres, mais le logiciel vous renvoie des messages d’erreurs ? Cela pourrait signifier que vous avez choisi un format inadéquat pour vos données. Pensez donc à les configurer correctement !

Utilisez les fonctions avancées d’Excel

Beaucoup de personnes utilisent quotidiennement Excel, mais peu en connaissent vraiment ses subtilités. Avec ce puissant logiciel, vous avez la possibilité de trier vos données par ordre croissant ou décroissant, ou encore par ordre alphabétique. Vous pouvez également appliquer des filtres à des champs de données spécifiques afin de mettre en valeur ce dont vous avez vraiment besoin.

Les graphiques, c’est beau, mais c’est surtout utile

Que ce soit pour apprécier l’évolution de vos recettes ou de votre productivité, les graphiques restent l’un des meilleurs choix avec Excel. Vous pouvez en quelques clics construire de jolis graphiques qui vous permettront de visualiser de manière synthétique vos données.

N’hésitez pas à demander de l’aide

Les débuts avec Excel sont souvent difficiles. Alors, si vous sentez que vous ne vous en sortez pas, renseignez-vous, cherchez, vous trouverez sûrement une solution à votre problème.

Excel est un logiciel très pratique et efficace dans la gestion des données. N’hésitez pas à l’utiliser afin de bénéficier de ses multiples avantages !