Wenn Sie nach einer alten Geburtsurkunde, einem Verwaltungsdokument oder einem digitalisierten Familienfoto suchen, nutzen Sie ohne es zu wissen die Arbeit eines Archivars. Dieser Beruf, der oft mit alten, staubigen Kartons assoziiert wird, hat sich in den letzten Jahren tiefgreifend verändert. Archivare beschränken sich nicht mehr darauf, Dokumente zu klassifizieren und aufzubewahren. Sie definieren neu, wie wir auf Informationen zugreifen und wie das kollektive Gedächtnis entsteht.
Künstliche Intelligenz und Archive: Was sich konkret bei der Dokumentenbearbeitung ändert
Haben Sie schon einmal versucht, einen handschriftlichen Brief aus dem 19. Jahrhundert zu entziffern? Die meisten Menschen geben nach ein paar Zeilen auf. Genau bei dieser Art von Aufgabe kommt die künstliche Intelligenz in den Archivdiensten zum Einsatz.
Projekte wie Himanis, Lectaurep, Ner4Archives oder Simara nutzen die Erkennung von Handschriften und die Extraktion von benannten Entitäten. In der Praxis durchläuft ein Algorithmus Tausende von handschriftlichen Seiten, schlägt eine Transkription vor, identifiziert Orts- oder Personennamen und indiziert alles. Was Monate menschlicher Arbeit in Anspruch nahm, kann in wenigen Wochen bearbeitet werden.
Der Archivar verschwindet nicht, seine Rolle verlagert sich auf die Validierung und Kontrolle. Er überprüft, dass die Maschine keinen Eigennamen verwechselt hat, dokumentiert die angewandten Verfahren und erkennt mögliche Verzerrungen in den Ergebnissen. Diese Aufsicht erfordert neue Kompetenzen, an der Schnittstelle zwischen Dokumentenmanagement und Daten governance.
Um die verschiedenen Facetten dieses sich wandelnden Berufs besser zu verstehen, eine nützliche Ressource: https://www.lesarchivistes.net/, die die aktuellen Praktiken und Herausforderungen des Berufs präsentiert.
Daten governance: Der Archivar an der Spitze der Informationskette
Oft wird der Archivar am Ende der Kette gesehen, wenn ein Dokument im Alltag nicht mehr nützlich ist. Dieses Bild ist überholt. Der Archivar greift nun bereits bei der Erstellung der Daten ein, an der Seite von Juristen, Informatikern und Verantwortlichen für den Datenschutz.
Warum dieser Wandel? Weil die Menge an täglich produzierten digitalen Dokumenten eine nachträgliche Sortierung unmöglich macht. Es muss von Anfang an festgelegt werden, welche Daten aufbewahrt werden, wie lange, in welchem Format und wer darauf zugreifen kann.
Records Management und Lebenszyklus des elektronischen Dokuments
Records Management bezeichnet die Verwaltung des Dokuments über seinen gesamten Lebenszyklus, von der Erstellung bis zur Vernichtung oder endgültigen Archivierung. Der Archivar bringt sein Fachwissen in Bezug auf Aufbewahrungsfristen, Nachverfolgbarkeit und Vertraulichkeit ein.
Dieser Ansatz ist besonders sichtbar in den Bemühungen um offene Wissenschaft. Forscher, die ihre Daten teilen, müssen deren Herkunft, die Bedingungen der Erhebung und das Format dokumentieren. Ohne diese Dokumentation verlieren die Daten ihren wissenschaftlichen Wert. Der Archivar wird somit zu einem Glied in der Zuverlässigkeit der Forschung.
Europäische Verordnung zur KI: Eine neue Verantwortung für Archivare
Die europäische Verordnung zur künstlichen Intelligenz führt Nachverfolgbarkeitsanforderungen ein, die die Archive direkt betreffen. Damit eine automatisierte Entscheidung im Laufe der Zeit erklärt werden kann, müssen folgende Informationen aufbewahrt werden:
- Die Datensätze, die zum Trainieren des KI-Modells verwendet wurden, mit ihrer Herkunftsdokumentation
- Die aufeinanderfolgenden Versionen der Modelle, ihre Parameter und Aktualisierungen
- Die produzierten Ergebnisse und die vorgenommenen menschlichen Korrekturen
Die Archivierung der KI-Systeme selbst wird zu einer regulatorischen Pflicht, nicht nur zu einer guten Praxis. Diese Verantwortung geht weit über die Aufbewahrung von Papierdokumenten oder Bürodateien hinaus. Sie setzt voraus, dass man das technische Funktionieren der Systeme versteht, um zu wissen, was aufbewahrt werden muss und wie man die Lesbarkeit dieser Archive in zehn oder zwanzig Jahren gewährleisten kann.
Mangel an digitalen Kompetenzen in den Archivdiensten
Diese Transformation stößt auf ein konkretes Hindernis. Der Mangel an Kompetenzen hemmt die Einführung digitaler Werkzeuge in vielen Archivdiensten. Einen Archivar in der Datenbankverwaltung, der Aufsicht über Algorithmen oder den rechtlichen Rahmen der Digitalisierung auszubilden, benötigt Zeit und Ressourcen.
Die Grundausbildungen entwickeln sich weiter, aber die Diskrepanz zwischen den Bedürfnissen vor Ort und den verfügbaren Profilen bleibt ausgeprägt. Ein kommunaler oder departementaler Archivdienst hat nicht die gleichen Ressourcen wie eine große nationale Institution, um hybride Profile zu rekrutieren.
Was sich für die Öffentlichkeit ändert
Für die Nutzer ist die Konsequenz direkt. Ein digitalisiertes, aber schlecht indiziertes Archiv bleibt unauffindbar. Ein schlecht strukturiertes Online-Archivportal entmutigt die Recherche. Die Qualität des Zugangs zum Gedächtnis hängt von der Investition in archivistische Kompetenzen ab.
Konkret, wenn ein Dienst über geschultes Personal im digitalen Bereich verfügt, sind die Ergebnisse sichtbar:
- Präzisere Online-Rechercheinstrumente mit Filtern nach Zeitraum, Ort oder Dokumenttyp
- Fotografische und akustische Bestände, die durch automatische Transkription und standardisierte Beschreibung zugänglich gemacht werden
- Ein Kontext für die Dokumente, der es der Öffentlichkeit ermöglicht, zu verstehen, was sie konsultiert, und nicht nur herunterzuladen
Der Archivar, der diese Werkzeuge beherrscht, verwandelt einen Bestand von Dateien in ein konsultierbares Erbe. Ohne diese Vermittlung produziert die bloße Digitalisierung kein organisiertes Gedächtnis.
Der Beruf des Archivars hat seinen Umfang geändert, ohne sein Ziel zu verändern. Informationen so zu organisieren, dass sie über längere Zeiträume zuverlässig, zugänglich und verständlich bleiben, bleibt der rote Faden. Was sich ändert, ist das Maß, die Technizität und der Platz, den diese Fachleute in der Informations governance einnehmen, lange bevor die Dokumente in ein Archivdepot gelangen.
