Wanneer u op zoek bent naar een oud geboorteakte, een administratief document of een gedigitaliseerde familiefoto, maakt u zonder het te weten gebruik van archiefwerk. Dit beroep, vaak geassocieerd met oude, stoffige dozen, is de afgelopen jaren ingrijpend veranderd. Archivisten beperken zich niet langer tot het ordenen en bewaren van documenten. Ze herdefiniëren de manier waarop we toegang krijgen tot informatie en hoe het collectieve geheugen wordt opgebouwd.
Kunstmatige intelligentie en archieven: wat verandert er concreet in de behandeling van documenten
Heeft u ooit geprobeerd een handgeschreven brief uit de 19e eeuw te ontcijferen? De meeste mensen geven na een paar regels op. Precies op dit soort taken komt kunstmatige intelligentie in de archiefdiensten in actie.
Projecten zoals Himanis, Lectaurep, Ner4Archives of Simara maken gebruik van handschriftherkenning en het extraheren van benoembare entiteiten. In de praktijk doorzoekt een algoritme duizenden handgeschreven pagina’s, stelt een transcriptie voor, identificeert plaats- of persoonsnamen en indexeert alles. Wat maanden menselijk werk kostte, kan nu in enkele weken worden verwerkt.
De archivist verdwijnt niet, zijn rol verschuift naar validatie en controle. Hij controleert of de machine geen eigennaam heeft verward, documenteert de toegepaste behandelingen en signaleert eventuele vooroordelen in de resultaten. Dit toezichtwerk vereist nieuwe vaardigheden, op het snijvlak van documentbeheer en gegevensbeheer.
Om de verschillende facetten van dit beroep in volle verandering beter te begrijpen, is er een nuttige bron: https://www.lesarchivistes.net/, die de huidige praktijken en uitdagingen van het beroep presenteert.
Gegevensbeheer: de archivist aan het begin van de informatieketen
We stellen ons vaak de archivist voor die aan het eind van de keten ingrijpt, wanneer een document niet meer dagelijks nuttig is. Dit beeld is verouderd. De archivist grijpt nu al in bij de creatie van gegevens, naast juristen, informatici en verantwoordelijken voor de bescherming van persoonsgegevens.
Waarom deze verandering? Omdat de massa aan digitale documenten die elke dag wordt geproduceerd een achteraf sorteren onmogelijk maakt. Het is nodig om vanaf het begin te definiëren welke gegevens bewaard moeten worden, hoe lang, in welk formaat en wie er toegang toe heeft.
Records management en levenscyclus van het elektronisch document
Records management verwijst naar het beheer van het document gedurende zijn hele levenscyclus, van creatie tot vernietiging of definitieve archivering. De archivist brengt zijn expertise in op het gebied van bewaartijden, traceerbaarheid en vertrouwelijkheid.
Deze aanpak is bijzonder zichtbaar in de initiatieven voor open wetenschap. Onderzoekers die hun gegevens delen, moeten de herkomst, de verzamelvoorwaarden en het formaat documenteren. Zonder deze documentatie verliezen de gegevens hun wetenschappelijke waarde. De archivist wordt dan een schakel in de betrouwbaarheid van het onderzoek.
Europese verordening over AI: een nieuwe verantwoordelijkheid voor archivisten
De Europese verordening over kunstmatige intelligentie introduceert traceerbaarheidseisen die direct betrekking hebben op archieven. Om een geautomatiseerde beslissing in de tijd te kunnen verklaren, moeten de volgende zaken bewaard blijven:
- De datasets die zijn gebruikt om het AI-model te trainen, met hun herkomstdocumentatie
- De opeenvolgende versies van de modellen, hun parameters en hun updates
- De geproduceerde resultaten en de aangebrachte menselijke correcties
Het archiveren van de AI-systemen zelf wordt een wettelijke verplichting, niet alleen een goede praktijk. Deze verantwoordelijkheid gaat veel verder dan het bewaren van papieren documenten of kantoorbestanden. Het vereist inzicht in de technische werking van de systemen om te weten wat te bewaren en hoe de leesbaarheid van deze archieven over tien of twintig jaar te waarborgen.
Tekort aan digitale vaardigheden in archiefdiensten
Deze transformatie stuit op een concreet obstakel. Het tekort aan vaardigheden remt de adoptie van digitale tools in veel archiefdiensten. Een archivist opleiden in databasebeheer, toezicht op algoritmen of het juridische kader van digitaal werk kost tijd en middelen.
De initiële opleidingen evolueren, maar de kloof tussen de behoeften in het veld en de beschikbare profielen blijft groot. Een gemeentelijke of provinciale archiefdienst heeft niet dezelfde middelen als een grote nationale instelling om hybride profielen aan te trekken.
Wat dit verandert voor het publiek
Voor de gebruikers is de consequentie direct. Een gedigitaliseerde maar slecht geïndexeerde collectie blijft onvindbaar. Een slecht gestructureerd online archiefportaal ontmoedigt het zoeken. De kwaliteit van de toegang tot het geheugen hangt af van de investering in archiefvaardigheden.
Concreet, wanneer een dienst personeel heeft dat digitaal is opgeleid, zijn de resultaten zichtbaar:
- Preciezere online zoekinstrumenten, met filters op periode, locatie of type document
- Fotografische en geluidscollecties toegankelijk gemaakt door automatische transcriptie en gestandaardiseerde beschrijving
- Een contextuele plaatsing van documenten die het publiek helpt te begrijpen wat het raadpleegt, niet alleen om het te downloaden
De archivist die deze tools beheerst, transformeert een voorraad bestanden in raadpleegbaar erfgoed. Zonder deze bemiddeling produceert alleen digitalisering geen georganiseerde herinnering.
Het beroep van archivist is veranderd in reikwijdte zonder van doel te veranderen. Het organiseren van informatie zodat deze betrouwbaar, toegankelijk en begrijpelijk blijft in de tijd, blijft de rode draad. Wat verschilt, is de schaal, de techniek en de plaats die deze professionals innemen in het gegevensbeheer, lang voordat de documenten naar een archief worden gestuurd.
