Cuando buscas un acta de nacimiento antigua, un documento administrativo o una foto de familia digitalizada, estás realizando un trabajo de archivista sin saberlo. Esta profesión, a menudo asociada a viejas cajas polvorientas, ha cambiado profundamente en los últimos años. Los archivistas ya no se limitan a clasificar y conservar documentos. Redefinen la manera en que accedemos a la información y cómo se construye la memoria colectiva.
Inteligencia artificial y archivos: lo que cambia concretamente en el tratamiento de documentos
¿Alguna vez has intentado descifrar una carta manuscrita del siglo XIX? La mayoría de las personas se rinden después de unas pocas líneas. Es precisamente en este tipo de tareas donde la inteligencia artificial interviene en los servicios de archivos.
Proyectos como Himanis, Lectaurep, Ner4Archives o Simara utilizan el reconocimiento de escritura manuscrita y la extracción de entidades nombradas. En la práctica, un algoritmo recorre miles de páginas manuscritas, propone una transcripción, identifica nombres de lugares o personas, y luego indexa todo. Lo que antes tomaba meses de trabajo humano puede ser procesado en unas pocas semanas.
El archivista no desaparece, su rol se desplaza hacia la validación y el control. Verifica que la máquina no haya confundido un nombre propio, documenta los tratamientos aplicados, y detecta sesgos potenciales en los resultados. Este trabajo de supervisión requiere nuevas habilidades, en la intersección de la gestión documental y la gobernanza de datos.
Para entender mejor las diferentes facetas de esta profesión en plena transformación, un recurso útil: https://www.lesarchivistes.net/, que presenta las prácticas y los desafíos actuales de la profesión.
Gobernanza de datos: el archivista en la parte superior de la cadena de información
Se suele imaginar al archivista interviniendo al final de la cadena, cuando un documento ya no es útil en el día a día. Esta imagen está desactualizada. El archivista ahora interviene desde la creación de los datos, junto a juristas, informáticos y responsables de la protección de datos personales.
¿Por qué este cambio? Porque la cantidad de documentos digitales producidos cada día hace imposible una selección a posteriori. Es necesario definir, desde el principio, qué datos conservar, durante cuánto tiempo, en qué formato, y quién puede acceder a ellos.
Gestión de documentos y ciclo de vida del documento electrónico
La gestión de documentos se refiere a esta administración del documento a lo largo de su vida, desde su creación hasta su destrucción o archivo definitivo. El archivista aporta su experiencia en cuanto a plazos de conservación, trazabilidad y confidencialidad.
Este enfoque es particularmente visible en los procesos de ciencia abierta. Los investigadores que comparten sus datos deben documentar su procedencia, sus condiciones de recolección y su formato. Sin esta documentación, los datos pierden su valor científico. El archivista se convierte entonces en un eslabón de la fiabilidad de la investigación.
Reglamento europeo sobre la IA: una nueva responsabilidad para los archivistas
El reglamento europeo sobre inteligencia artificial introduce requisitos de trazabilidad que afectan directamente a los archivos. Para que una decisión automatizada pueda ser explicada con el tiempo, es necesario conservar:
- Los conjuntos de datos utilizados para entrenar el modelo de IA, con su documentación de procedencia
- Las versiones sucesivas de los modelos, sus parámetros y sus actualizaciones
- Los resultados producidos y las correcciones humanas realizadas
Archivar los sistemas de IA en sí mismos se convierte en una obligación regulatoria, no solo en una buena práctica. Esta responsabilidad va mucho más allá de la conservación de documentos en papel o archivos de oficina. Supone entender el funcionamiento técnico de los sistemas para saber qué conservar y cómo garantizar la legibilidad de estos archivos en diez o veinte años.
Escasez de competencias digitales en los servicios de archivos
Esta transformación se enfrenta a un obstáculo concreto. La escasez de competencias frena la adopción de herramientas digitales en muchos servicios de archivos. Formar a un archivista en la gestión de bases de datos, en la supervisión de algoritmos o en el marco legal del entorno digital lleva tiempo y recursos.
Las formaciones iniciales están evolucionando, pero la brecha entre las necesidades del terreno y los perfiles disponibles sigue siendo notable. Un servicio de archivos departamental o municipal no tiene los mismos recursos que una gran institución nacional para reclutar perfiles híbridos.
Lo que esto cambia para el público
Para los usuarios, la consecuencia es directa. Un fondo digitalizado pero mal indexado sigue siendo inencontrable. Un portal de archivos en línea mal estructurado desanima la búsqueda. La calidad del acceso a la memoria depende de la inversión en competencias archivísticas.
Concretamente, cuando un servicio cuenta con personal formado en digitalización, los resultados son visibles:
- Instrumentos de búsqueda en línea más precisos, con filtros por periodo, lugar o tipo de documento
- Fondos fotográficos y sonoros accesibles mediante transcripción automática y descripción normalizada
- Un contexto de los documentos que permite al público comprender lo que está consultando, no solo descargarlo
El archivista que domina estas herramientas transforma un stock de archivos en patrimonio consultable. Sin esta mediación, la digitalización por sí sola no produce una memoria organizada.
La profesión de archivista ha cambiado de ámbito sin cambiar de finalidad. Organizar la información para que siga siendo fiable, accesible y comprensible a lo largo del tiempo sigue siendo el hilo conductor. Lo que difiere es la escala, la tecnicidad y el lugar que estos profesionales ocupan en la gobernanza de la información, mucho antes de que los documentos lleguen a un depósito de archivos.
