Quando você procura um registro de nascimento antigo, um documento administrativo ou uma foto de família digitalizada, você está utilizando o trabalho de um arquivista sem necessariamente saber. Esta profissão, muitas vezes associada a velhas caixas empoeiradas, mudou profundamente nos últimos anos. Os arquivistas não se limitam mais a classificar e conservar documentos. Eles redefinem a maneira como acessamos a informação e como a memória coletiva é construída.
Inteligência artificial e arquivos: o que muda concretamente no tratamento dos documentos
Você já tentou decifrar uma carta manuscrita do século XIX? A maioria das pessoas desiste após algumas linhas. É precisamente nesse tipo de tarefa que a inteligência artificial atua nos serviços de arquivos.
Projetos como Himanis, Lectaurep, Ner4Archives ou Simara utilizam o reconhecimento de escrita manuscrita e a extração de entidades nomeadas. Na prática, um algoritmo percorre milhares de páginas manuscritas, propõe uma transcrição, identifica nomes de lugares ou pessoas e, em seguida, indexa tudo. O que levava meses de trabalho humano pode ser tratado em algumas semanas.
O arquivista não desaparece, seu papel se desloca para a validação e o controle. Ele verifica se a máquina não confundiu um nome próprio, documenta os tratamentos aplicados e identifica possíveis vieses nos resultados. Este trabalho de supervisão exige novas competências, na interseção entre gestão documental e governança de dados.
Para entender melhor as diferentes facetas dessa profissão em plena transformação, uma recurso útil: https://www.lesarchivistes.net/, que apresenta as práticas e os desafios atuais da profissão.
Governança de dados: o arquivista à montante da cadeia de informação
Frequentemente, imagina-se o arquivista atuando no final da cadeia, quando um documento não é mais útil no dia a dia. Essa imagem está ultrapassada. O arquivista agora intervém desde a criação dos dados, ao lado de juristas, informáticos e responsáveis pela proteção de dados pessoais.
Por que essa mudança? Porque a massa de documentos digitais produzidos a cada dia torna impossível uma triagem a posteriori. É necessário definir, desde o início, quais dados conservar, por quanto tempo, em qual formato e quem pode acessá-los.
Gestão de registros e ciclo de vida do documento eletrônico
A gestão de registros refere-se a essa administração do documento ao longo de sua vida, desde sua criação até sua destruição ou arquivamento definitivo. O arquivista contribui com sua competência em relação a prazos de conservação, rastreabilidade e confidencialidade.
Essa abordagem é particularmente visível nas iniciativas de ciência aberta. Os pesquisadores que compartilham seus dados devem documentar sua origem, suas condições de coleta e seu formato. Sem essa documentação, os dados perdem seu valor científico. O arquivista se torna, então, um elo na confiabilidade da pesquisa.
Regulamento europeu sobre IA: uma nova responsabilidade para os arquivistas
O regulamento europeu sobre inteligência artificial introduz exigências de rastreabilidade que dizem respeito diretamente aos arquivos. Para que uma decisão automatizada possa ser explicada ao longo do tempo, é necessário conservar:
- Os conjuntos de dados utilizados para treinar o modelo de IA, com sua documentação de origem
- As versões sucessivas dos modelos, seus parâmetros e suas atualizações
- Os resultados produzidos e as correções humanas aplicadas
Arquivar os próprios sistemas de IA torna-se uma obrigação regulatória, não apenas uma boa prática. Essa responsabilidade vai muito além da conservação de documentos em papel ou arquivos de escritório. Supõe-se entender o funcionamento técnico dos sistemas para saber o que conservar e como garantir a legibilidade desses arquivos em dez ou vinte anos.
Escassez de competências digitais nos serviços de arquivos
Essa transformação enfrenta um obstáculo concreto. A escassez de competências dificulta a adoção de ferramentas digitais em muitos serviços de arquivos. Formar um arquivista na gestão de bancos de dados, na supervisão de algoritmos ou no quadro jurídico do digital leva tempo e recursos.
As formações iniciais estão evoluindo, mas a disparidade entre as necessidades do campo e os perfis disponíveis permanece acentuada. Um serviço de arquivos departamental ou municipal não possui os mesmos recursos que uma grande instituição nacional para recrutar perfis híbridos.
O que isso muda para o público
Para os usuários, a consequência é direta. Um fundo digitalizado, mas mal indexado, permanece inencontrável. Um portal de arquivos online mal estruturado desestimula a pesquisa. A qualidade do acesso à memória depende do investimento nas competências arquivísticas.
Concretamente, quando um serviço conta com pessoal treinado em digital, os resultados são visíveis:
- Instrumentos de pesquisa online mais precisos, com filtros por período, local ou tipo de documento
- Fundos fotográficos e sonoros tornados acessíveis por meio de transcrição automática e descrição padronizada
- Uma contextualização dos documentos que permite ao público entender o que está consultando, não apenas baixá-lo
O arquivista que domina essas ferramentas transforma um estoque de arquivos em patrimônio consultável. Sem essa mediação, a digitalização sozinha não produz uma memória organizada.
A profissão de arquivista mudou de escopo sem mudar de finalidade. Organizar a informação para que ela permaneça confiável, acessível e compreensível ao longo do tempo continua sendo o fio condutor. O que difere é a escala, a tecnicidade e o lugar que esses profissionais ocupam na governança da informação, muito antes de os documentos chegarem a um depósito de arquivos.
