Quando cerchi un atto di nascita antico, un documento amministrativo o una foto di famiglia digitalizzata, stai svolgendo un lavoro da archivista senza necessariamente saperlo. Questa professione, spesso associata a vecchi scatoloni polverosi, è profondamente cambiata negli ultimi anni. Gli archivisti non si limitano più a classificare e conservare documenti. Ridefiniscono il modo in cui accediamo all’informazione e come si costruisce la memoria collettiva.
Intelligenza artificiale e archivi: cosa cambia concretamente nel trattamento dei documenti
Hai mai provato a decifrare una lettera manoscritta del XIX secolo? La maggior parte delle persone si arrende dopo poche righe. È proprio su questo tipo di compito che interviene l’intelligenza artificiale nei servizi di archiviazione.
Progetti come Himanis, Lectaurep, Ner4Archives o Simara utilizzano il riconoscimento della scrittura a mano e l’estrazione di entità nominate. In pratica, un algoritmo analizza migliaia di pagine manoscritte, propone una trascrizione, identifica nomi di luoghi o persone e poi indicizza il tutto. Ciò che richiedeva mesi di lavoro umano può essere elaborato in poche settimane.
L’archivista non scompare, il suo ruolo si sposta verso la validazione e il controllo. Verifica che la macchina non abbia confuso un nome proprio, documenta i trattamenti applicati, individua eventuali bias nei risultati. Questo lavoro di supervisione richiede nuove competenze, all’incrocio tra gestione documentale e governance dei dati.
Per comprendere meglio le diverse sfaccettature di questa professione in piena evoluzione, una risorsa utile: https://www.lesarchivistes.net/, che presenta le pratiche e le sfide attuali della professione.
Governance dei dati: l’archivista a monte della catena informativa
Si immagina spesso l’archivista intervenire a valle della catena, quando un documento non è più utile nella vita quotidiana. Questa immagine è superata. L’archivista interviene ora fin dalla creazione dei dati, al fianco di giuristi, informatici e responsabili della protezione dei dati personali.
Perché questo cambiamento? Perché la massa di documenti digitali prodotti ogni giorno rende impossibile una selezione a posteriori. È necessario definire, fin dall’inizio, quali dati conservare, per quanto tempo, in quale formato e chi può accedervi.
Gestione dei documenti e ciclo di vita del documento elettronico
La gestione dei documenti si riferisce a questa gestione del documento per tutta la sua vita, dalla creazione alla distruzione o all’archiviazione definitiva. L’archivista apporta la sua competenza in materia di durate di conservazione, tracciabilità e riservatezza.
Questo approccio è particolarmente visibile nelle pratiche di scienza aperta. I ricercatori che condividono i loro dati devono documentare la loro provenienza, le condizioni di raccolta e il loro formato. Senze questa documentazione, i dati perdono il loro valore scientifico. L’archivista diventa quindi un anello della affidabilità della ricerca.
Regolamento europeo sull’IA: una nuova responsabilità per gli archivisti
Il regolamento europeo sull’intelligenza artificiale introduce requisiti di tracciabilità che riguardano direttamente gli archivi. Affinché una decisione automatizzata possa essere spiegata nel tempo, è necessario conservare:
- I set di dati utilizzati per addestrare il modello di IA, con la loro documentazione di provenienza
- Le versioni successive dei modelli, i loro parametri e i loro aggiornamenti
- I risultati prodotti e le correzioni umane apportate
Archiviare i sistemi di IA stessi diventa un obbligo normativo, non solo una buona pratica. Questa responsabilità supera di gran lunga la conservazione di documenti cartacei o di file di ufficio. Presuppone di comprendere il funzionamento tecnico dei sistemi per sapere cosa conservare e come garantire la leggibilità di questi archivi tra dieci o venti anni.
Carenza di competenze digitali nei servizi di archiviazione
Questa trasformazione si scontra con un ostacolo concreto. La carenza di competenze frena l’adozione degli strumenti digitali in molti servizi di archiviazione. Formare un archivista alla gestione di database, alla supervisione di algoritmi o al quadro giuridico del digitale richiede tempo e risorse.
Le formazioni iniziali stanno evolvendo, ma il divario tra le esigenze del campo e i profili disponibili rimane marcato. Un servizio di archiviazione provinciale o comunale non ha le stesse risorse di una grande istituzione nazionale per reclutare profili ibridi.
Cosa cambia per il pubblico
Per gli utenti, la conseguenza è diretta. Un fondo digitalizzato ma mal indicizzato rimane introvabile. Un portale di archivi online mal strutturato scoraggia la ricerca. La qualità dell’accesso alla memoria dipende dall’investimento nelle competenze archivistiche.
Concretamente, quando un servizio dispone di personale formato al digitale, i risultati sono visibili:
- Strumenti di ricerca online più precisi, con filtri per periodo, luogo o tipo di documento
- Fondi fotografici e sonori resi accessibili tramite trascrizione automatica e descrizione standardizzata
- Un contesto dei documenti che consente al pubblico di comprendere ciò che consulta, non solo di scaricarlo
L’archivista che padroneggia questi strumenti trasforma un insieme di file in patrimonio consultabile. Senza questa mediazione, la sola digitalizzazione non produce una memoria organizzata.
La professione di archivista ha cambiato perimetro senza cambiare finalità. Organizzare l’informazione affinché rimanga affidabile, accessibile e comprensibile nel tempo rimane il filo conduttore. Ciò che differisce è la scala, la tecnicità e il posto che questi professionisti occupano nella governance dell’informazione, ben prima che i documenti raggiungano un deposito di archivi.
